Die wichtigsten Fragen zur Abmahnung

Was ist eine Abmahnung?

Eine Abmahnung im arbeitsrechtlichen Sinn muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen – daher ist nicht jede Missbilligung oder Ermahnung des Arbeitgebers eine Abmahnung.

Die Abmahnung muss zum einen das missbilligte Verhalten so genau beschreiben, dass der Arbeitnehmer genau verstehen kann, was gerügt wird und was künftig von ihm erwartet wird.

Ebenfalls muss der Arbeitgeber deutlich machen, dass er in dem Verhalten einen Vertragsverstoß sieht und den Arbeitnehmer auffordert, künftig diesen Verstoß zu unterlassen.

Zu guter letzt muss der Arbeitgeber klar stellen, dass dem Arbeitnehmer im Wiederholungsfall die Kündigung droht.

Sofern diese drei Voraussetzungen nicht erfüllt sind, handelt es sich nicht um eine Abmahnung, sondern um eine Ermahnung. Diese sollte zwar ebenfalls ernst genommen werden, hat aber nicht dieselbe rechtliche Wirkung.

Welche Wirkung hat eine Abmahnung?

Typischerweise wird eine Abmahnung insbesondere dann ausgesprochen, wenn der Arbeitgeber sich von einem Arbeitnehmer trennen möchte. Für Arbeitnehmer in Betrieben mit mehr als 10 Arbeitnehmern (§ 23 KSchG) ist eine Abmahnung regelmäßig notwendige Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Dies gilt nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts der letzten Jahre sogar für Fälle der außerordentlichen fristlosen Kündigung (vgl. z.B. Emily).

Auch bei den sogenannten Kleinbetrieben kann eine Abmahnung notwendige Voraussetzung einer verhaltensbedingten Kündigung sein. Dies betrifft alle Arbeitsverhältnisse, bei denen der Arbeitnehmer besonderen Kündigungsschutz genießt, wie beispielsweise Schwangere, Schwerbehinderte und Betriebsratsmitglieder.

Aber auch wenn der Arbeitgeber keine Kündigung vorbereiten möchte, ist eine Abmahnung vertragsverletzenden Verhaltens aus seiner Sicht sinnvoll: Andernfalls kann durch das bloße Dulden des Verhaltens über einen längeren Zeitraum aus dem Vertragsverstoß ein vertragsmäßiges Verhalten werden.

Gibt es formale Voraussetzungen?

Eine Abmahnung kann im Gegensatz zur Kündigung durch alle weisungsbefugten Arbeitnehmer und sogar mündlich erfolgen. Eine mündliche Abmahnung empfiehlt sich allerdings aufgrund möglicher Ungenauigkeiten im Inhalt nicht.

Eine vorherige Anhörung des Arbeitnehmers ist grundsätzlich dann notwendig, wenn die Abmahnung zur Personalakte genommen werden soll (§ 82 BetrVG). Sie bleibt aber auch ohne Anhörung wirksam.

Es können nur tatsächliche Vertragsverstöße abmahnt werden. Voraussetzung ist daher willentliches Handeln und dass der Verstoß tatsächlich vorliegt.

Eine Frist zum Ausspruch einer Abmahnung gibt es – anders als bei der Kündigung – nicht. Allerdings muss berücksichtigt werden, dass eine Abmahnung im Laufe der Zeit ihre Wirkung verliert. Sofern der Arbeitnehmer sich über einen längeren Zeitraum tadellos verhält, muss bei erneutem Verstoß zunächst erneut abgemahnt werden.

Was tue ich bei Erhalt einer Abmahnung?

Als Arbeitnehmer sollte man sich bei Erhalt einer Abmahnung unbedingt die folgenden Fragen stellen und gegebenenfalls bei deren Erledigung Unterstützung suchen:

Was muss ich tun?

Ganz wichtig ist, dass der Arbeitnehmer nicht übereilt reagiert. Er sollte weder die Berechtigung, sondern allenfalls den Erhalt der Abmahnung quittieren, noch eigene – möglicherweise überzogene – Vorwürfe erheben. Weder die übereilte Rechtfertigung noch die Weigerung der Entgegennahme der Abmahnung sind sinnvoll.

Aber überlegen Sie, ob Ihr Arbeitgeber Ihnen möglicherweise kündigen möchte: sollten Sie zu dieser Annahme kommen, kann es sich für Sie lohnen, eine Rechtsschutzversicherung abzuschließen. Die Versicherung übernimmt die Kosten im Arbeitsgerichtsprozess. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die seitens der Versicherung festgelegte Frist zwischen Versicherungsabschluss und schädigendem Ereignis (meistens sind dies drei Monate), also der Kündigung, eingehalten wurde. Da dies häufig nicht vorhersehbar ist, empfiehlt es sich, hier schnell zu handeln.

War die Abmahnung berechtigt?

Wenn die Abmahnung unberechtigt war, sollten so schnell als möglich Gegenbeweise gesichert werden. Hier kann es nützlich sein, mit Kollegen zu sprechen und deren Schilderung zu dokumentieren. Auch Urkunden – beispielsweise E-Mails mit Aufträgen o.ä. – sollten gesichert werden.

Ist eine Gegendarstellung sinnvoll?

Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich die Möglichkeit, eine Gegendarstellung mit seiner Sicht des Vorgangs zur Personalakte zu geben. Dies kann sinnvoll sein, wenn es um den Inhalt des Vorwurfs geht und die Beweislage undurchsichtig ist. Die Beweislast für die Berechtigung der Abmahnung im Falle eines folgenden Kündigungsschutzprozesses liegt beim Arbeitgeber.

Geht es allerdings nur um die Rüge formaler Fehler der Abmahnung, ist es regelmäßig besser, den Arbeitgeber nicht explizit auf seine Fehler hinzuweisen, damit er diese nicht korrigieren kann. Dies stärkt die Verhandlungsposition in dem vermutlich folgenden Kündigungsschutzprozess.

Auch wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auffordert, eine Stellungnahme abzugeben, ist dieser dazu nicht verpflichtet. Er kann alle Zweifel gegenüber der Abmahnung noch im Kündigungsschutzprozess geltend machen.

Brauche ich einen Anwalt?

Um die Wirksamkeit der Abmahnung und damit die zu ziehenden persönlichen Konsequenzen zu ermitteln, ist eine rechtliche Beratung sinnvoll. Hier kann auch die Taktik bezüglich einer etwaig zu erwartenden Kündigung, deren vermutliche Erfolgsaussichten basierend auf der Abmahnung sowie das weitere Verhalten des Arbeitnehmers im Betrieb besprochen werden.

Eine anwaltliche Beratung ist daher zwar nicht zwingend notwendig, aber – bereits zur eigenen Beruhigung in der Situation – ratsam.